Pada zaman P. Ramlee dulu botol kaca terpakai diketuk bagi mengajak bakal isteri ber-dating. Botol kaca itu percuma. Kadang-kadang terpaksa juga keluarkan sedikit kos sebanyak 20sen bagi mengupah orang untuk memanggil kekasih di dalam rumah.
Kemudian surat digunakan bagi menghantar dokumen dan pada masa ini emel digunakan sebagai pengganti surat. Kelebihannya percuma dan boleh diterima dalam tempoh beberapa saat saja. Mudah.
Bagaimanapun ada yang ambil mudah atas kemudahan menggunakan emel. Tidak nyatakan tajuk emel, tidak ada doa kepada penerima emel malah kadang-kadang ada yang menggunakan bahasa alien semasa menggunakan emel atas urusan rasmi.
Berikut saya kongsikan rangka emel efektif yang kami amalkan:
Tajuk
Tajuk adalah komponen utama yang perlu ada dalam emel. Bayangkan sebuah novel tidak ada tajuk, apa akan jadi?
Disebabkan itu sebelum menulis isi emel, pastikan kita letak tajuk tujuan apa emel itu dihantar. Sama ada mahu hantar proposal, mahu dapatkan maklumbalas editor dan sebagainya.
Salam Pengenalan
Berikan ucapan salam kepada penerima emel. Jika penerima emel beragama Islam ucapan ‘Assalamualaikum’.
Jika tidak tahu siapa yang bakal membuka emel kita gunakan ‘Assalamualaikum dan Salam Sejahtera’. Tanpa salam dalam permulaan emel ibarat tetamu yang datang ke rumah tetapi masuk ikut bumbung.
Selepas mengucapkan salam, perkenalkan diri kita. Jika kita mahu dikenali sebagai penulis, senaraikan buku-buku yang diterbitkan. Jika kita mahu dikenali sebagai jurutera, nyatakan syarikat tempat kita bekerja bersama jawatan yang sedang disandang.
Maaf
Ucapkan permohonan maaf jika emel kita itu mengganggu tugasan yang mereka sedang lakukan. Kita tidak pasti mungkin mereka sedang sakit perut, baru lepas kena marah dengan bos, dan mungkin juga sedang bergaduh dengan suaminya kerana tidak sesiakan sambal belacan untuk makan tengah hari.
Sebagai langkah berjaga-jaga ucapkan mohon maaf mudah-mudahan ia dapat menyejukkan hati mereka untuk membaca kita.
Doa
Jika permohonan maaf kita masih tidak dapatkan menyejukkan hati pembaca emel. Kita gandakan usaha dengan berdoa.
Doakan kebaikan, kesejahteraan, keberkatan rezeki dan kesihatan yang terbaik buat pembaca emel. Doa adalah senjata orang beriman. Sebagai bakal penulis yang beriman, kita perlu gunakan senjata doa ini.
Isi
Pada bahagian ini nyatakan tujuan dan semua perkara yang mahu dimaklumkan dalam emel ini. Atas sebab apa kita kirimkan emel, adakah dalam emel ini ada lampiran, jika mahu tahu status proposal novel nyatakan di sini.
Semua perkara ditaip dengan ayat yang jelas dan ejaan yang lengkap. Ingat, jika mahu hantar emel kepada editor ayat mesti betul ejaannya.
Jika tidak betul, mungkin kita akan terima emel penolakan tanpa mereka semak proposal atau manuskrip yang dihantar.
Penutup
Setiap yang bermula pasti ada akhirnya. Emel juga begitu. Jadi dalam bahagian penutup ini ucapkan harapan kita dan ucapan terima kasih bagi respon yang mereka bakal berikan sebaik saja membaca kiriman kita itu.
Doa
Ucapkan doa-doa yang baik-baik buat penerima emel, syarikat dan juga keluarganya. Mudah-mudahan doa yang diberikan itu akan turut tempias kepada kita juga. Akhirkan emel itu dengan Terima Kasih.
Maklumat Diri
Sebelum menamatkan karangan emel, berikan maklumat diri seperti nama, emel, nombor telefom dan juga alamat blog ataupun laman media sosial milik kita.
Walaupun pengirim emel tidak pernah berjumpa dengan penerimanya, namun bahasa bersama adab yang di taip dalam emel itu akan mencerminkan latar belakang si pengirim dan juga syarikat ataupun badan yang diwakilinya.
